O sistema

 

“Um sistema é um conjunto de elementos que estão interligados entre si em uma contínua relação de mudança”. Por outras palavras, um sistema é qualquer grupo de pessoas que regularmente trabalham, aprendem, se divertem ou se relacionam em conjunto. Inclui os donos das empresas, os fundadores, administradores, gestores, colaboradores, departamentos, produtos, mercado, clientes, etc. em empresas ou organizações, clubes desportivos, hospitais, autarquias e governo. O denominador comum destas organizações é que são compostas por seres humanos. A dinâmica sistêmica acontece quando os seres humanos funcionam em um grupo, por tanto seus sistemas influem diretamente no Todo da empresa. O nosso primeiro sistema é o sistema familiar: começamos a aprender como é que os sistemas trabalham desde o nosso nascimento. Este conhecimento é tão automático que a maior parte das vezes não temos consciência dele, ou seja, nunca olhamos para ele, do mesmo modo que nem notamos que respiramos…Este conhecimento implícito do comportamento sistêmico é levado conosco para outros grupos durante toda a nossa vida. Instintivamente, pensamos que temos um comportamento adequado nesses grupos, sem sequer pensar nisso. Nem sempre o outro tem a nossa maneira de ver as coisas, nem a nossa visão do que é um “comportamento adequado”, pelo que poderá haver mal-entendidos ou confrontações, quando integramos um novo grupo. Inclui os donos das empresas, os fundadores, administradores, gestores, colaboradores, departamentos, produtos, mercado e clientes em empresas ou organizações, clubes desportivos, hospitais, autarquias e governo.

 

O instinto de pertencer

 

Um dos mais fortes instintos humanos é o de pertencer a um determinado grupo, que estejamos associados; sentimo-nos confortáveis se “encaixamos bem”, mas incomodados se não o conseguirmos. Esse é o grande segredo contido no sistema, a lealdade ao grupo e alegria é o que capacita as organizações a trabalharem.

 

A cultura da empresa

 

Cada sistema desenvolve o seu próprio padrão de comportamentos e rotinas (como se fazem as coisas por aqui) e isto é o que se chama a Cultura da organização. As novas pessoas que entram no sistema tornam-se cientes disso de uma maneira inconsciente e há sempre membros do grupo que lembram aos outros se esse comportamento esperado não é seguido. Por exemplo, suponhamos que o horário normal de trabalho de uma empresa é das 09 às 18h. Mas, se todos os colaboradores se habituaram a sair às 19hmin, aqueles que saírem no horário determinado, poderão ser apelidados de “colaboradores folgados” e desprezados.

 

A consciência

 

O ser humano tem um “monitor interno” que chamamos de consciência que nos está sempre alertando e a dizendo se estamos a agindo corretamente em relação ao grupo a que pertencemos. A consciência é a manifestação do nosso instinto de pertencer. Assim, se formos contra a cultura do sistema, sentimo-nos incomodados (isto é, culpados) ;por exemplo, indo para casa “cedo”, no exemplo anterior. Ao passo que se seguirmos a cultura da organização, sentimo-nos mais descontraídos (isto é, inocentes) e em “casa”.

 

Pertencemos a muitos sistemas

 

Todos nós pertencemos a muitos sistemas. É normal experimentar tensões que são causadas quando as necessidades de um sistema são incompatíveis com as necessidades de outro. Por exemplo, suponhamos que, no mesmo dia, quero ir à festa de Natal da minha empresa e ver os meus filhos jogar futebol na escola. É impossível estar nos dois locais ao mesmo tempo, pelo que me sentirei culpado ou desconfortado em relação ao sistema que “decepciono.”

 

As empresas incluem muitos sistemas

 

Uma empresa ou uma organização, no seu todo, representa um sistema. Mas há departamentos, seções e outras estruturas que também representam sistemas autônomos por si, mas que, por outro lado, são subsistemas que pertencem a um todo. Por exemplo, se pertencer a uma empresa ABC e falar com pessoas de fora da empresa, expresso o meu orgulho de trabalhar nessa empresa; mas se houver um jogo de futebol entre departamentos da empresa, tomarei partido pelo meu departamento. Embora a direção da empresa tente promover uma cultura partilhada para toda a organização, acontece, por vezes, que a cultura dos departamentos é mais forte. Isto origina tensões que são muito freqüentes e podem ser muito difíceis de ultrapassar.

 

Os princípios sistêmicos

 

Além dos equívocos e conflitos causados pelas diferentes necessidades incompatíveis dos diversos sistemas, também surgem outras questões quando os Princípios Sistêmicos não são seguidos.

 

Os princípios sistêmicos são

 

Pertencer, respeitar e equilibrar

· No sistema todos têm o direito ao seu lugar (pertencer).

· O respeito é o princípio mais importante (o que é, deve ser permitido ser).

· O sistema exige que certas prioridades e ordens de precedência devam ser observadas. Isto inclui a antiguidade, especialização, competência e hierarquia funcional (hierarquia, respeito).

· Tem de haver um equilíbrio de dar e receber entre os indivíduos, entre os indivíduos e o sistema e entre as diferentes partes do sistema (equilíbrio de troca).

 

É importante salientar que estes Princípios Sistêmicos não são “leis” nem “regras” porque os sistemas podem continuar funcionando, ignorando os princípios (são como princípios de engenharia: a máquina funciona, mas se não os seguirmos, poderão por em risco o seu funcionamento). Quando os Princípios Sistêmicos são considerados, parece que a organização funciona de uma maneira mais suave, harmoniosa e confortável, parece que existe uma espécie de sensação de relaxamento, com a nítida impressão de uma liberdade organizada formando um todo. Fica uma sensação harmônica no ar.

 

Porque é que precisarei de constelação institucional?

 

Seria normal pensar que, como os seres humanos são seres sistêmicos, todos saberiam automaticamente como comportar-se nos sistemas e interagir com o que nos rodeia. Mas será que o fazemos?

Consideremos as seguintes situações:

· Todos pertencemos a muitos sistemas diferentes, pelo que há a possibilidade de conflito entre os sistemas; mas como é que posso verificar que isso acontece?

· Quando os Princípios Sistêmicos foram negligenciados, a organização reage de uma forma inconsciente e poderosa; mas como é que sabemos qual dos princípios foi negligenciado e como o poderemos corrigir?

· As pessoas também trazem os seus sistemas familiares para o trabalho; mas como é que se consegue descobrir se determinados assuntos, originários no sistema familiar, afetam o sistema da organização? Estas perguntas podem ser impossíveis de responder a menos que se saiba onde e como olhar.

Além de se saber para onde olhar, é necessário um método que mostre o que está acontecendo, pois toda a informação sobre as questões sistêmicas está guardada ao nível do subconsciente da organização. Ninguém pode dizer: “As coisas não andam bem porque um Princípio Sistêmico não foi seguido!”. O método que se utiliza para trazer esta informação à luz é o método das Constelações.

 

Quem poderá utilizar

 

A utilização desta metodologia aplica-se aos gestores e outros responsáveis com objetivo de identificar e resolver problemas na organização. Isto poderá ser feito para toda a empresa, para uma questão específica e mesmo como coaching antes de uma reunião importante onde se prevêem mudanças importantes. A maior parte do trabalho sistêmico é feito para os diretores e responsáveis das organizações ou departamentos onde a descoberta das dinâmicas escondidas dos sistemas é fundamental para o sucesso da empresa ou organização. Também se utiliza muito para os indivíduos reconhecerem a sua posição na empresa, dinâmicas para uma eventual mudança. (ver detalhes em Aplicações).

 

Para que servem as Constelações Institucionais?

 

Nas Constelações Institucionais procura-se essencialmente fazer um diagnóstico, o mais correto possível, e mostrar as alterações necessárias com foco na resolução do problema. Os sistemas organizacionais são muito mais complexos que os sistemas familiares, pois estão em contato com muitos subsistemas, inclusivamente com o sistema familiar do indivíduo e dos colegas de trabalho.

Nas Constelações Institucionais trabalha-se mais no sentido de analisar alternativas para uma alteração possível, estudar diferentes possibilidades, diagnosticar problemáticas, ajudando o cliente a descobrir as melhores estratégias para implementar as soluções encontradas.

É muito interessante verificar que, em muitos casos, constelações sem uma aparente solução visível, acabam por ter efeitos surpreendentes na vida do indivíduo, da empresa ou da instituição. Como exemplo, listam-se alguns exemplos de diferentes temas já realizados utilizando a metodologia das Constelações Institucionais: estrutura organizacional, liderança, compra e fusão de empresas, reconhecimento de colaboradores, desenvolvimento de uma estratégia, preparação de negociações, gestão de conflitos, análises de projetos, dinâmicas em empresas familiares, diagnóstico do funcionamento de uma organização, estudo de marcas ou produtos, ferramenta para a supervisão de assessores, recrutamento e seleção de pessoal. Abaixo em “Aplicações” verificaremos mais exemplos e possíveis aplicações.

 

Porque utilizar esta metodologia em vez de outras?

 

É importante salientar que não há soluções milagrosas. Esta metodologia é muito eficaz e rápida, mas o Cliente deve sempre escolher livremente a metodologia que faz mais sentido para ele. Não se pode dizer que esta metodologia substitui outras, mas sim, que é complementar a outras formas de consultoria, apoio, diagnóstico e análises de soluções e alternativas. A solução está sempre no Cliente e será sempre o Cliente que sabe e decide qual é a metodologia que melhor se aplica à sua questão, ao seu problema, à sua empresa ou ao seu contexto. Esta metodologia só poderá ajudar, nunca solucionar ou resolver.

 

O papel do facilitador

 

O Facilitador observa os Representantes, pergunta-lhes o que estão sentindo e utiliza essa informação para fazer o diagnóstico do que se passa no sistema do Cliente. Ao fazer este diagnóstico identifica os Princípios Sistêmicos que afetam a harmonia do sistema (organização).Ao trabalhar com a Constelação, o Facilitador pode mover representantes para outras posições diferentes, traduzindo as mudanças que o Cliente considera ou para identificar posições mais harmoniosas para eles. Também pode pedir aos representantes que falem com algum ou alguns dos outros e ainda introduzir novos representantes. O Facilitador consulta o Cliente durante este processo e pode, numa fase que considere conveniente, convidar o Cliente para que tome o seu lugar na Constelação.

 

O final da constelação

 

Consultando o Cliente, o Facilitador acaba a Constelação quando foi alcançada uma boa situação ou quando parece que a questão do Cliente foi suficientemente respondida tão plenamente quanto possível. Quando se dá por finalizada a Constelação. Em alguns casos ainda há lugar para comentários ou dizer algumas informações que poderão ser importantes para o Cliente. Deve ser um momento curto, para que o Cliente possa aproveitar ao máximo tudo o que viu, sentiu, percebeu, interiorizou e aprendeu durante a Constelação que, certamente, lhe vai ser de grande utilidade, pois proporciona uma visão mais ampla do sistema.

 

Utilização e áreas de aplicação

 

As Constelações podem-se aplicar a praticamente todas as áreas de negócios, assuntos individuais, micro-empresas, empresas familiares.

O interessante desta metodologia é que o cliente fica com uma imagem clara da sua situação atual, da solução possível e do caminho que deve percorrer com vista à solução. Tudo se faz de uma maneira intuitiva e fluida, o que faz com que a solução seja totalmente integrada pelo Cliente e de mais fácil aplicação.Veja algumas das aplicações possiveis:

 

 Empresas e instituições

 

· Definição de uma estratégia para uma organização

· Verificação da coerência da estrutura na organização

· Preparar negociações

· Integração após fusão ou aquisição de uma organização ou empresa

· Gestão de projetos

· Estudo de marcas e produtos

· Sucessão em Empresas Familiares

· Testar projetos ou a constituição de uma nova empresa

· Diagnóstico do funcionamento de uma empresa

· Gestão de conflitos nas organizações

· Analisar o processo de decisão em todas a áreas de negócio

· Como um método de investigação em estruturas organizacionais disfuncionais

· Ver os efeitos sistêmicos “interativos” nos diferentes departamentos de uma empresa

· Testar a eficácia de importantes passos ou mudanças numa organização

· Testar diferentes possibilidades "a frio": “Devo fazer isto, ou aquilo, ou talvez outra coisa?”

· Como uma ferramenta de supervisão para consultores de empresas: focalizando essencialmente no consultor, para que melhor possa lidar com o pedido do cliente.

 

Para os indivíduos

 

· Ficar ou sair no setor

· Decisões

· Trabalhar por conta própria

· Responder a questões pessoais como “Devo ficar ou devo ir embora?”

· Conflitos

· Encontrar o seu lugar na empresa

· Supervisão

· Definir a sua posição na organização / empresa

· Visão de objetivos

· Encontrar o equilíbrio entre a vida privada e profissional

 

A Confidencialidade

 

Esta é uma preocupação óbvia, na medida em que os temas e questões são confidenciais ou de divulgação reservada, pelo que não é conveniente que se tratem em público.

Nestes casos, podem-se utilizar várias técnicas para que o Cliente se sinta seguro e que para que a confidencialidade e a privacidade do tema estejam garantidas. Também se pode utilizar esta metodologia de forma que, nem o Facilitador, nem os representantes, nem os assistentes saibam qual é o problema ou o tema. Pode-se fazer uma constelação sem nenhuma informação ou só com a informação que não é confidencial. Outra alternativa é trabalhar só com a presença do Cliente e substituindo os representantes por objetos ou  figuras. Pode-se utilizar esta metodologia individualmente ou como coaching instiutucional. Claro que as soluções encontradas com representantes “reais” têm mais força e impacto para o Cliente, mas trabalhar de uma forma privada é muito interessante como diagnostico e início de um processo, ou quando não se pode fazer de outra maneira.